Uma das maiores responsabilidades do Revenue Manager é elaborar prognósticos de receita confiáveis e o mais exatos possíveis. Saber quanto será vendido e qual será a receita estimada de cada mês é fundamental para fazer compras de insumos, para planejar as escalas das equipes, para tomar ações corretivas a nível comercial, para aumentar a eficiência, para programar pagamentos e investimentos e principalmente para uma maior lucratividade.

A elaboração dos prognósticos está totalmente relacionada com conhecer a demanda do hotel, pois a previsão de receitas será sempre por segmento, separando a venda de individuais da venda de grupos.   

O segmento de grupos sempre se analisa por separado porque tem diferente periodicidade e comportamento. Para alguns hotéis os grupos são importantíssimos, representam as vezes a maior parte da receita, e por isso devem ser analisados de maneira separada.

Para fazer ótimos prognósticos, é necessário que o hotel possua dados históricos de reservas e métricas de desempenho de um, dois até três anos atrás. Se bem neste momento todas as tendências de demanda ficaram muito distorcidas pela pandemia, as tendências de períodos de alta e baixa demanda, desempenho dos dias da semana, taxas de conversão de reservas e grupos e outras variáveis podem ser mantidas como base histórica comparativa para realizar a análise.

Mapear e conhecer em detalhe como se comporta a demanda durante os meses de alta temporada, baixa temporada, temporada media, conhecer os dias onde temos mais reservas, os dias onde temos mais cancelamentos, os dias onde temos mais no-shows permitirá ser mais exatos na elaboração dos prognósticos semanais.

Existem muitos métodos para elaborar previsões. As empresas com estruturas mais complexas de RM (como as linhas aéreas) utilizam modernos softwares e aplicações automatizadas pelo enorme número de variáveis e combinações possíveis entre vôos, numero de passageiros, destinos e frequências. Seria impossível fazer as estimativas manuais.

Mas nos hotéis é muito mais simples e podem ser aplicados métodos manuais para analisar os dados.

Eu sempre apliquei o método estatístico de regressão linear para elaborar previsões mensais, elaborado de maneira manual com análise de dados em excel, e consegui fazer ótimas estimativas!.  Mas os hotéis onde trabalhei também utilizavam ferramentas de RMS (Revenue Management System) e tínhamos projeções de individuais e grupos e de outras variáveis como overbooking recomendado e tarifas sugeridas por dia, em função às tendências históricas e variações da demanda.

Há três tipos de prognósticos que podem ser  elaborados no hotel de maneira periódica:

Prognóstico de demanda

É o prognóstico mais comum e fundamental e permite saber quantos quartos serão vendidos, com qual tarifa e de quais segmentos. Normalmente se prepara uma vez por semana, permite saber a Receita prevista no mês atual e nos próximos 2 ou 3 meses. Este prognóstico é elaborado pelo RM com ajuda da equipe comercial e compartilhado depois com os lideres das equipes de Contabilidade e outros departamentos como Recepção e Governança.

Prognóstico Operacional

É um prognóstico mais completo, considerando numero de hospedes previstos (adultos e crianças), números de café da manhã, números de check in (separando individuais e grupos), numero de clientes de eventos, número de saídas (por horário previsto), etc.

Este prognóstico é muito importante também! O Revenue Manager colabora na elaboração considerando as previsões de quartos ocupados e número de clientes previstos, mas todas as demais variáveis devem ser obtidas do sistema PMS e dos relatórios internos.

Quanto mais organizado for o hotel, realizando ótimas previsões, melhor será a operação, mais eficiente. E assim os lucros poderão aumentar de maneira constante.

Prognóstico Financeiro

É o prognóstico que utiliza a contabilidade do hotel, considerando as despesas previstas de acordo com a ocupação projetada e o número de clientes previsto (dados dos prognósticos de demanda e operações, mencionados anteriormente). A contabilidade pode fazer projeções de GOP (Lucro Operacional Bruto), GOPPAR (Lucro Operacional Bruto por apartamento disponível) e outras análises e projeções tributárias e de alocação de recursos, financiamento ou investimentos financeiros de acordo com esta análise. 

Este prognóstico não é elaborado pelo Revenue Manager, é elaborado pela área de contabilidade, e é muito importante para os proprietários e investidores do hotel.

E por onde começar para elaborar ótimos prognósticos de demanda?

Você pode começar a analisar informações fundamentais, que devem ser obtidas do seu sistema PMS:

  • Dados históricos de “pick up” por dia e por segmento:  aqui você deve separar a produção de individuais da produção de grupos, como mencionei antes. Lembra que o “pick up” é o ritmo de aumento das reservas, deve ser calculado pr dia e por segmento.
  • Analisar dados de “no shows”, cancelamentos de reservas, chegadas de passageiros sem reserva (walk-ins”) e LOS (estância media por temporada).
  • Preparar um calendário de demanda do mercado (feriados nacionais e internacionais, congressos e eventos especiais na praça), para saber com o máximo de antecipação quais serão as datas de alta demanda.
  • Analisar o set competitivo (datas de alta demanda, datas fechadas para venda, obras acontecendo nos hotéis da concorrência, etc)
  • Você pode criar uma base de dados histórica em excel (com os dados de pick ups, ocupação e receita acumulada) e aplicar a metodologia de regressão linear, para saber a ocupação e receita estimada em cada período.  Eu ensino esta metodologia no curso completo de Revenue Management e Estratégia on line, você ver maiores detalhes do curso aqui. Dá muito certo!

Por último, lembra que toda decisão em RM deve ser baseada em dados históricos e previsões comprovadas. A intuição e experiência do Revenue Manager formam parte de qualquer processo de análise mas devem ser completas com fatos e com dados do mercado.

Contar com uma base de dados que estude as tendências é fundamental para tomar decisões. Decisões sem analise de dados são projeções com alto nivel de incerteza.

Aproveita este final do ano para criar o hábito de uma vez por semana analisar a demanda presente e futura, especialmente do mes atual e dos próximos 3 meses, para fazer boas previsões. Tenho certeza de que o trabalho contínuo te dará uma enorme experiência e conhecimento valioso para ser cada vez mais exato e estrategista!.

Muito sucesso!

Dolores

Dolores Piñeiro é Licenciada em Administração de empresas, Jornalista, Coach e Consultora em Revenue Management e Estratégia Comercial. Fundou em 2015 a Oficina de Revenue com a missão de ajudar aos hotéis e pousadas a gerar melhores resultados financeiros e maximizar os lucros.