Negociar e cotar grupos da maneira certa é crucial para otimizar o uso do inventário do hotel, minimizar os quartos vazios e trazer receitas complementares de Alimentos e Bebidas e salões. Os grupos têm um potencial incrível, e neste artigo, vou compartilhar como conduzir negociações bem-sucedidas para aproveitar ao máximo essa oportunidade.

Ao longo da minha carreira em hotéis de grande porte, já vivenciei a dinâmica de ter até 15 grupos hospedados simultaneamente. Pela importância das receitas envolvidas, sempre considerei uma prioridade a atenção aos detalhes de cada grupo negociado. O desafio era constante, envolvendo algumas negociações complicadas e longas, cotações que deviam ser precisas e um acompanhamento diligente para manter essa base dinâmica sempre atualizada e com as melhores condições possíveis.

Na negociação com grupos não se trata apenas de oferecer ótimos preços; é uma arte que envolve entender as necessidades específicas de cada cliente.

Compartilharei algumas estratégias que aprendi ao longo do tempo para fazer negociações eficazes.

Se você gerencia um hotel de determinado tamanho ou conta com espaços para eventos e convenções, a construção de uma estratégia consistente para atrair e cotar negociações de grupos torna-se fundamental. Não esqueçamos que, além das negociações, o follow-up se torna uma peça-chave para revisar cotações enviadas, garantindo uma negociação mais eficaz com cada cliente.

Aqui, desmitificamos a ideia de que hotéis que mais vendem grupos são os mais baratos, agressivos ou visualmente atrativos. Os hotéis que mais vendem grupos são aqueles que tem uma estratégia bem definida, analisam a demanda e vendem aproveitando ao máximo o potencial de receita de cada cliente.

A verdadeira fórmula do sucesso está na capacidade de negociar e manter um acompanhamento eficaz, ou seja manter atualizado o “follow up”, evitando o erro comum de cotar incessantemente sem revisar adequadamente as negociações.

Conhecer a demanda para vender melhor

Ao cotar grupos, é imperativo conhecer profundamente a demanda do seu estabelecimento. Grupos, apesar de fantásticos, apresentam particularidades que exigem uma análise minuciosa. A antecipação é a chave, já que essas negociações costumam ocorrer com grande antecedência, às vezes até 120, 150 ou 180 dias antes.

Conhecendo a demanda do hotel, você poderá oferecer tarifas dinámicas para grupos, de acordo com a situação do hotel e do mercado. Os grupos sempre se cotizam com tarifas que são negociadas caso a caso, são condições confidenciais e flutuantes, de acordo com o número de quartos, número de noites de estada, perfil do cliente, serviços sendo contratados, parceria existente e políticas da negociação (por exemplo, tarifa sendo comissionada).

Follow up e análise constante

Evitar o “esquecimento” pós-cotação é crucial para o sucesso da estratégia de Revenue Management. O deslocamento de receita, resultado de confirmações de tarifas e condições inadequadas, é muito prejudicial. Imagine ter um hotel de 150 quartos e confirmar 120 apartamentos em uma terça-feira, somente por uma noite, perdendo oportunidades valiosas de reservas individuais nos dias seguintes e anteriores com um periodo de estada muito maior….. essas decisões tem um alto custo de oportunidade. É por isso que estudar cada negociação, analisando o potencial de negócios e fundamental para vender com a tarifa certa, aquela que aumenta o RevPar e a lucratividade.

Potencial de futuros negócios

É importante considerar se o grupo faz parte de eventos futuros, se é de um cliente principal ou se gera receita significativa de alimentos e bebidas. A análise deve ir além das receitas de quartos para garantir que cada confirmação contribua de maneira positiva para o negócio.

Há clientes geradores de grupos que são uma fonte de receita recorrente e com certeza devem ser cada vez mais fidelizados. Lembre-se que essas grandes contas comerciais são sempre visitadas pela concorrência!

Perfil do cliente e concorrência

Além disso, entender o perfil do cliente, a concorrência (outros hotéis do mercado sendo cotados) para o grupo e a pessoa responsável pela decisão e confirmação final são aspectos-chave. Oferecer tarifas confidenciais e valores agregados pode fazer uma enorme diferença em negociações bem-sucedidas.

Ao negociar grupos, lembre-se de que o preço não é o único fator determinante. Valorize o relacionamento com o cliente, ofereça serviços diferenciados e esteja atento às necessidades específicas. Há grupos que vão confirmar somente se você oferecer um early check in ou late check out, e você somente saberá isso no momento de entrar em contato com o líder da negociação.

Criação de um funil de grupos

Concluo incentivando a criação de uma base de dados dinâmica para facilitar o acompanhamento de grupos ao longo do tempo. Se o PMS do hotel não tiver um relatório completo com os grupos segmentados, você pode elaborar uma base de grupos em excel que te ajudará para revisar o “status” das negociações por mês para aumentar as conversões.

A gestão eficiente de grupos vai muito além do valor da tarifa, e espero que essas dicas enriqueçam suas estratégias hoteleiras. Há muitas oportunidades que podem ser aproveitadas!

Se tiver dúvidas ou experiências para compartilhar, deixe nos comentários. Estou à disposição para ajudar e aproveite para revisar todos os cursos de Revenue Management abertos para inscrição, inclusive alguns com valores preferenciais por tempo limitado nesse link:

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Um abraço e muito sucesso nas suas negociações de grupos!

Dolores

Dolores Piñeiro

Dolores Piñeiro é Licenciada em Administração de empresas, Jornalista, Coach e Consultora em Revenue Management e Estratégia Comercial. Fundou em 2015 a Oficina de Revenue com a missão de ajudar aos hotéis e pousadas a gerar melhores resultados financeiros e maximizar os lucros.