Una de las mayores responsabilidades del Gerente de Ingresos es desarrollar pronósticos de ingresos confiables y tan precisos como sea posible. Saber cuánto se venderá y cuál será el ingreso estimado para cada mes es fundamental para la compra de insumos, la planificación de los turnos de los equipos, los correctivos a nivel comercial, el aumento de la eficiencia, la programación de pagos e inversiones y, sobre todo, para una mayor rentabilidad.

La elaboración de previsiones está totalmente relacionada con conocer la demanda del hotel, ya que la previsión de ingresos siempre será por segmento, separando las ventas individuales de las ventas grupales.

La segmentación de grupos siempre se analiza por separado porque tiene una periodicidad y un comportamiento diferente. Para algunos hoteles, los grupos son muy importantes, a veces representan la mayor parte de los ingresos y, por lo tanto, deben analizarse por separado.

Para hacer buenas predicciones, el hotel necesita tener datos históricos de reservas y métricas de rendimiento de hace uno, dos o tres años. Si bien em este momento todas las tendencias de demanda quedaron distorsionadas por la pandemia, las tendencias de períodos de alta e baja demanda, desempeño de los días de semana, las tazas de conversión de reservas, grupos y otras variables pueden ser mantenidas como base histórica comparativa para realizar el análisis.

Mapear y conocer en detalle cómo se comporta la demanda durante los meses de temporada alta, temporada baja, temporada media, conocer los días en los que tenemos más reservas, los días en los que tenemos más cancelaciones, los días en los que tenemos más no-shows nos permitirá para ser más precisos en la elaboración de pronósticos semanales.

Hay muchos métodos para hacer pronósticos. Las empresas con estructuras de RM más complejas (como las aerolíneas) utilizan software moderno y aplicaciones automatizadas debido a la gran cantidad de variables y posibles combinaciones entre vuelos, número de pasajeros, destinos y frecuencias. Sería imposible hacer estimaciones manuales.

Pero en los hoteles es mucho más sencillo y se pueden aplicar métodos manuales para analizar los datos.

Siempre apliqué el método estadístico de regresión lineal para preparar pronósticos mensuales, preparados manualmente con análisis de datos en Excel, ¡y logré hacer estimaciones geniales! Pero los hoteles donde trabajé también usaban herramientas RMS (Revenue Management System) y teníamos proyecciones para reservas individuales y grupos y otras variables como overbooking recomendado y tarifas diarias sugeridas, dependiendo de tendencias históricas y variaciones en la demanda.

Hay tres tipos de previsiones que se pueden preparar periódicamente en el hotel:

Previsión de la demanda

Es la previsión más común y fundamental y permite saber cuántas habitaciones se venderán, a qué precio y en qué segmentos. Normalmente se prepara una vez por semana, te permite conocer el Revenue esperado en el mes en curso y en los próximos 2 o 3 meses. Este pronóstico es elaborado por RM con la ayuda del equipo comercial y luego compartido con los líderes de los equipos de Contabilidad y otros departamentos como Recepción y Gobernanza.

Pronóstico Operacional

Es un pronóstico más completo, considerando el número de invitados previstos (adultos y niños), número de desayunos, número de check-in (separación de individuales y grupos), número de clientes del evento, número de salidas (por hora programada), etc.

¡Este pronóstico también es muy importante! El Revenue Manager colabora en la elaboración considerando las previsiones de habitaciones ocupadas y número de clientes previstos, pero todas las demás variables deben obtenerse del sistema PMS y de los informes internos.

Cuanto más organizado esté el hotel, haciendo grandes previsiones, mejor será la operación, más eficiente será. Y así las ganancias pueden aumentar constantemente.

Pronóstico Financiero

Es el pronóstico que utiliza la contabilidad del hotel, considerando los gastos previstos según la ocupación proyectada y el número de clientes previsto (datos de los pronósticos de demanda y operaciones, mencionados anteriormente). Contabilidad puede realizar proyecciones de GOP (Utilidad Bruta Operativa), GOPPAR (Utilidad Bruta Operativa por apartamento disponible) y otros análisis tributarios y proyecciones y asignación de recursos, financiamientos o inversiones financieras de acuerdo con este análisis.

Este pronóstico no lo elabora el Revenue Manager, lo elabora el área contable, y es muy importante para los hoteleros e inversionistas.

¿Y por dónde empezar a hacer grandes previsiones de demanda?

Puede comenzar a analizar información fundamental, que debe obtenerse de su sistema PMS:

• Datos históricos de “pick up” por día y por segmento: aquí debes separar la producción de individuos de la producción de grupos, como te comentaba antes. Recuerda que el “pick up” es el ritmo de aumento de reservas, se debe calcular por día y por segmento.
• Analizar datos de “no shows”, cancelaciones de reservas, llegadas de pasajeros sin reserva (walk-ins) y LOS (estadía media por temporada).
• Elaborar un calendario de demanda del mercado (fiestas nacionales e internacionales, congresos y eventos especiales en el mercado), para saber con la mayor anticipación posible cuáles serán las fechas de mayor demanda.
• Analizar el set competitivo (fechas de alta demanda, fechas cerradas a la venta, obras en desarrollo en hoteles de la competencia, etc.)
• Puedes crear una base de datos histórica en Excel (con datos de pick up, ocupación e ingresos acumulados) y aplicar la metodología de regresión lineal para conocer la ocupación y los ingresos estimados en cada periodo. Esta metodología la enseño en el curso online completo de Revenue Management y Estrategia.

Finalmente, recuerde que cada decisión en RM debe basarse en datos históricos y predicciones comprobadas. La intuición y la experiencia del Revenue Manager forman parte de cualquier proceso de análisis, pero deben completarse con hechos y datos de mercado.

Disponer de una base de datos que estudie tendencias es fundamental para la toma de decisiones. Las decisiones sin análisis de datos son proyecciones con un alto nivel de incertidumbre.

Aprovecha este fin de año para crear el hábito de analizar la demanda presente y futura una vez a la semana, especialmente para el mes en curso y los próximos 3 meses, para poder hacer buenos pronósticos. ¡Estoy seguro de que el trabajo continuo te dará una enorme experiencia y un conocimiento valioso para ser cada vez más preciso y estratega!

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¡Mucho suceso!

Dolores Piñeiro