3 tipos de previsiones para una mayor rentabilidad

Una de las mayores responsabilidades del Gerente de Ingresos es desarrollar pronósticos de ingresos confiables y tan precisos como sea posible. Saber cuánto se venderá y cuál será el ingreso estimado para cada mes es fundamental para la compra de insumos, la planificación de los turnos de los equipos, el aumento de la eficiencia operacional, la programación de pagos e inversiones y, sobre todo, para una mayor rentabilidad.

La elaboración de las previsiones de ingresos está totalmente relacionada con conocer la demanda del hotel, ya que los valores de ventas estimados siempre serán analizados por segmento, separando las ventas individuales de las ventas grupales.

La segmentación de grupos siempre se analiza por separado porque tiene una periodicidad y un comportamiento diferente a las ventas de reservas individuales. Para algunos hoteles, los grupos son muy importantes, a veces representan la mayor parte de los ingresos y, por lo tanto, deben analizarse por separado.

Para hacer buenas predicciones, el hotel necesita tener datos históricos de reservas y métricas de rendimiento de los últimos 12, 24 o 36 meses. Las tendencias de las ventas, con los períodos de alta e baja demanda, el desempeño durante cada día de la semana, el análisis de las tasas de conversión de las reservas individuales, de las reservas de grupos y otras variables serán fundamentales para realizar una excelente proyección de demanda futura.

Mapear y conocer en detalle cómo se comporta la demanda durante los meses de temporada alta, temporada baja, temporada media, conocer los días en los que tenemos más reservas, los días en los que tenemos más cancelaciones, los días en los que tenemos más no-shows nos permitirá para ser más precisos en la elaboración de pronósticos semanales.

Hay muchos métodos para hacer pronósticos. Las empresas con estructuras de Revenue Management más complejas (como las aerolíneas) utilizan softwares modernos y aplicaciones automatizadas debido a la gran cantidad de variables y posibles combinaciones entre vuelos, número de pasajeros, destinos y frecuencias. Sería imposible hacer las estimaciones de manera manual.

Pero en los hoteles es mucho más sencillo y se pueden aplicar métodos manuales para analizar los datos.

Siempre apliqué el método estadístico de regresión lineal para preparar pronósticos mensuales, preparados manualmente con análisis de datos en Excel, ¡y logré hacer estimaciones geniales! Pero los hoteles donde trabajé también usaban herramientas RMS (Revenue Management System) y teníamos proyecciones para reservas individuales y grupos y otras variables como overbooking recomendado y tarifas diarias sugeridas por el sistema, dependiendo de las tendencias históricas y variaciones en la demanda.

Hay tres tipos de previsiones que se pueden preparar periódicamente en el hotel:

Previsión de la demanda de cuartos vendidos

Es la previsión más común y fundamental y permite saber cuántas habitaciones se venderán, a qué precio y con cuáles segmentos. Normalmente se prepara una vez por semana, te permite conocer el Ingreso esperado en el mes en curso y en los próximos 2 o 3 meses. Este pronóstico es elaborado por el Revenue Manager con la ayuda del equipo comercial y luego compartido con los líderes de los equipos de Contabilidad y otros departamentos como Recepción y otras áreas de operación.

Pronóstico Operacional

Es un pronóstico más completo, considerando el número de huéspedes previstos (adultos y niños), número de desayunos, números de check-in (separando los individuales de los grupos), número de clientes del evento, número de salidas (por hora programada), etc.

¡Este pronóstico también es muy importante! El Revenue Manager colabora en la elaboración considerando las previsiones de habitaciones ocupadas y número de clientes previstos, pero todas las demás variables deben obtenerse del sistema PMS y de los informes internos.

Cuanto más organizado esté el hotel, haciendo excelentes previsiones, mejor será la operación, más eficiente será. Y así las ganancias pueden aumentar constantemente, pues se disminuye el desperdício de itens del desayuno y otros gastos internos.

Pronóstico Financiero

Es el pronóstico que utiliza la contabilidad del hotel, considerando los gastos previstos según la ocupación proyectada y el número de clientes previsto (datos de los pronósticos de demanda y operaciones, mencionados anteriormente). La Contabilidad puede realizar proyecciones de GOP (Utilidad Bruta Operativa), GOPPAR (Utilidad Bruta Operativa por apartamento disponible) y otros análisis tributarios y proyecciones y asignación de recursos, financiamientos o inversiones financieras de acuerdo con este análisis.

Este pronóstico no lo elabora el Revenue Manager, lo elabora el área contable, y es muy importante para los hoteleros e inversionistas.

¿Y por dónde empezar a hacer excelentes previsiones de demanda?

Puede comenzar a analizar la información fundamental, que debe obtenerse de su sistema PMS:

  • Datos históricos de “pick up” por día y por segmento: aquí debes separar la producción de individuales («transients») de la producción de grupos, como te comentaba antes. Recuerda que el “pick up” es el ritmo de aumento de reservas, se debe calcular por día y por segmento.
  • Analizar datos de “no shows”, cancelaciones de reservas, llegadas de pasajeros sin reserva (walk-ins) y LOS (estadía media por temporada).
  • Elaborar un calendario de demanda del mercado (feriados nacionales e internacionales, congresos y eventos especiales en el mercado), para saber con la mayor anticipación posible cuáles serán las fechas de mayor demanda.
  • Analizar el set competitivo y su demanda de cuartos vendidos (fechas de alta demanda, fechas cerradas a la venta, obras en desarrollo en hoteles de la competencia, etc.)
  • Puedes crear una base de datos histórica en Excel (con datos de pick up, ocupación e ingresos acumulados) y aplicar la metodología de regresión lineal para conocer la ocupación y los ingresos estimados en cada periodo. Esta metodología la enseño en el curso online completo de Revenue Management y Estrategia.

Finalmente, recuerde que cada decisión del Revenue Manager debe basarse en datos históricos y predicciones comprobadas. La intuición y la experiencia del Revenue Manager forman parte de cualquier proceso de análisis, pero deben completarse con hechos y datos de mercado.

Disponer de una base de datos que estudie las tendencias de la demanda es fundamental para la toma de decisiones. Las decisiones sin análisis de datos son proyecciones con un alto nivel de incertidumbre.

Aprovecha este año para crear el hábito de analizar la demanda presente y futura una vez a la semana, especialmente para el mes en curso y los próximos 3 meses, para poder hacer buenos pronósticos. ¡Estoy segura de que el trabajo continuo te dará una enorme experiencia y un conocimiento valioso para ser cada vez más exacto como estratega comercial del hotel!

Y si estás interesado en estudiar de manera práctica cómo generar ingresos adicionales para tu hotel, participa del Curso completo de Revenue Management y Estrategia con clases en video, en este link.

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¡Muchos éxitos!

Dolores Piñeiro

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